Assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici
06/12/2006 – L’Agenzia delle Entrate, con circolare n. 36 del 6 dicembre 2006, nel diramare le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto, ha pubblicato la seguente raccolta integrata delle elencazioni contenute nelle norme citate.
- “documento”: rappresentazione analogica o digitale di atti, fatti e dati, intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica, che ne consenta la presa di conoscenza a distanza di tempo;
- “documento analogico”: si distingue in originale e copia ed è formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta, le immagini su film, le magnetizzazioni su nastro;
- “documento analogico originale”: documento analogico che può essere unico e non unico se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi;
- “documento digitale”: testi, immagini, dati strutturati, disegni, programmi, filmati formati tramite una grandezza fisica che assume valori binari, ottenuti attraverso un processo di elaborazione elettronica, di cui sia identificabile l’origine;
- “documento informatico”: rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti;
- “firma elettronica”: l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica;
- “firma elettronica avanzata”: firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca identificazione, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati;
- “sottoscrizione elettronica”: apposizione della firma elettronica qualificata;
- “firma elettronica qualificata”: firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca autenticazione informatica, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati, che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma, quale apparato strumentale usato per la creazione della firma elettronica;
- “firma digitale”: particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare l’autenticità e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici;
- “certificato qualificato”: certificato elettronico conforme ai requisiti di cui all’allegato I della direttiva 1999/93/CE, rilasciato da certificatore rispondente ai requisiti fissati all’allegato II della medesima direttiva. (Il certificatore è colui che presta servizi di certificazione delle firme elettroniche o che fornisce altri servizi connessi con queste ultime)
- “impronta”: sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l’applicazione alla prima sequenza di un’opportuna funzione di hash;
- “funzione di hash”: funzione matematica che genera, a partire da una generica sequenza di simboli binari, un’impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, determinare una sequenza di simboli binari (bit) che la generi, ed altresì risulti di fatto impossibile determinare una coppia di sequenze di simboli binari per le quali la funzione generi impronte uguali;
- “evidenza informatica”: sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una procedura informatica;
- “riferimento temporale”: informazione, contenente la data e l’ora, che viene associata ad uno o più documenti informatici; l’operazione di associazione deve rispettare le procedure di sicurezza definite e documentate, a seconda della tipologia dei documenti da conservare, dal soggetto pubblico o privato che intende o è tenuto ad effettuare la conservazione elettronica ovvero dal responsabile della conservazione nominato dal soggetto stesso;
- “marca temporale”: evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale;
- “processo di conservazione”: processo effettuato con le modalità di cui agli articoli 3 e 4 del decreto;
- “documento statico non modificabile”: documento informatico redatto in modo tale per cui il contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione nonché immutabile nel tempo; a tal fine il documento informatico non deve contenere macroistruzioni o codice eseguibile, tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati;
- “supporto ottico”: di memorizzazione: mezzo fisico che consente la memorizzazione di documenti digitali mediante l’impiego della tecnologia laser (quali, ad esempio, dischi ottici, magneto-ottici, DVD);
- “memorizzazione”: processo di trasposizione in formato digitale su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o digitali, anche informatici;
- “archiviazione elettronica”: processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all’eventuale processo di conservazione;
- “processo di conservazione”: processo effettuato con le modalità di cui agli articoli 3 e 4 del decreto;
- “esibizione”: operazione che consente di visualizzare un documento conservato e di ottenerne copia;
- “riversamento diretto”: processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, non alterando la loro rappresentazione digitale. Per tale processo non sono previste particolari modalità;
- “riversamento sostitutivo”: processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, modificando la loro rappresentazione digitale. Per tale processo sono previste le modalità descritte nell’articolo 3, comma 2, e nell’articolo 4, comma 4, della delibera CNIPA;
- “pubblico ufficiale”: oltre al notaio, anche i cancellieri, i segretari comunali, o altri funzionari incaricati dal sindaco (articolo 1, comma 1, lettera q), della delibera CNIPA e articolo 18, comma 2, del Testo Unico).
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