Conservazione documenti
Con la delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004 (pubblicata sulla G. U. n. 57 del 9 marzo 2004) dal titolo “Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali” con relative Note esplicative va a sostituire la deliberazione AIPA n. 42/2001. La revisione di quest’ultima si è resa necessaria in quanto la tecnologia suggerita per la firma del file dei documenti da conservare era praticabile solo per file di dimensioni molto piccole e le definizioni di “documento informatico” e di “firma digitale” risultavano in formale disaccordo con quelle presenti nel Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (DPR 445/2000), dopo il recepimento della direttiva comunitaria sulla firma digitale.
La deliberazione n. 11/2004, emanata in base a precise disposizioni di legge:
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suddivide i documenti in due grandi categorie: i documenti informatici e i documenti analogici;
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mantiene sostanzialmente invariate le modalità di conservazione delle due categorie di documenti, prevedendo, in generale, che il relativo processo si realizzi attraverso la memorizzazione sul supporto dei documenti, ed eventualmente anche delle loro impronte, e termini con l’apposizione del riferimento temporale e, quindi, della firma digitale sull’insieme dei documenti destinati alla conservazione o, se conveniente, su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi;
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ribadisce la distinzione tra documento originale analogico originale unico (ad esempio un assegno girato) e non unico allo scopo di limitare il ricorso al Pubblico ufficiale solo al caso della conservazione dei documenti originali unici.
Questo intervento è andato a completare un quadro normativo al quale l’AIPA aveva lavorato fin dalla sua istituzione. Dal 1993 la legge aveva infatti previsto che gli obblighi di conservazione e di esibizione dei documenti per finalità amministrative e probatorie potessero essere soddisfatti anche se realizzati mediante supporto ottico, purché le procedure adottate fossero conformi a regole tecniche dettate dall’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione. L’AIPA si era già adeguata con due deliberazioni, la n. 15/94 e la n. 24/98.
In seguito, la normativa è stata aggiornata e riordinata dal legislatore col Testo unico del 28 dicembre 2000 n. 445, che ha indotto l’AIPA a predisporre nel 2001 la Deliberazione 42, ora sostituita appunto con la 11/2004.
In seguito, la normativa è stata aggiornata e riordinata dal legislatore col Testo unico del 28 dicembre 2000 n. 445, che ha indotto l’AIPA a predisporre nel 2001 la Deliberazione 42, ora sostituita appunto con la 11/2004.
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